L’ASD a besoin de données nationales

Données nationales sur la clientèle: le pool de données HomeCareData

Le pool de données HomeCareData est alimenté par des données sur la clientèle. Il est utile pour les négociations tarifaires, les études, les comparaisons nationales – ou pour répondre aux exigences actuelles et futures en matière de qualité.

KATHRIN MORF. Toutes les organisations d’aide et de soins à domicile (ASD) collectent nombre de données sur l’état de santé de leurs clientes et clients, sur la satisfaction de la clientèle et de leurs employés ou sur le détail de leurs coûts. Selon Esther Bättig et Ruth Hagen, collaboratrices scientifiques Bases et développement chez Aide et soins à domicile Suisse, il serait toutefois urgent de disposer de collectes de données nationales uniformes, complètes et de haute qualité. Dans ce qui suit, l’accent sera donc mis sur les instruments qui permettent de créer de telles bases de données nationales, tant pour les données relatives à la clientèle que pour celles relatives aux coûts.

Toutes les organisations d’ASD collectent au quotidien des données sur leurs clientes et clients afin de garantir une planification et une continuité des soins de qualité. En le faisant avec interRAI HCSuisse et interRAI CMHSuisse, elles peuvent alimenter le pool de données national HomeCareData (HCD), lancé en 2016 par Aide et soins à domicile Suisse et géré par l’Université de Berne (voir «Magazine ASD» 4/2021). Actuellement, 181 organisations d’ASD avec mandat de prestations ont un profil HCD, soit environ la moitié de l’ensemble de ces organisations. En outre, trois organisations privées d’ASD disposent d’un profil, mais n’ont pas encore transféré de données [état: 26.09.2023]. Les organisations profitent directement du pool de données de diverses manières (voir article). Les avantages de HCD au niveau national sont les suivants:

• Le HCD facilite les négociations avec les financeurs: Grâce à HCD, des aspects tels que l’âge des clientes et des clients, leurs diagnostics ou l’intensité des prestations peuvent être mis en évidence au niveau national. Cela est utile pour des documents comme la fiche d’information «Soins à domicile: estimation du nombre de personnes atteintes de démence» de l’Office fédéral de la santé publique (OFSP).

De plus, cette possibilité est particulièrement centrale pour les négociations nationales avec les financeurs. La statistique de l’aide et des soins à domicile de l’Office fédéral de la statistique ne donne que des informations sur les prestations fournies par l’ASD, alors que les comptabilités analytiques des organisations d’ASD indiquent en outre le prix auquel ces prestations sont fournies. HCD peut en revanche expliquer, à l’aide de données cliniques, pourquoi les clientes et les clients de l’ASD ont besoin des prestations décrites. Nous pouvons ainsi mettre en évidence le côté humain derrière les chiffres liés à la performance et aux coûts», explique Esther Bättig, responsable HCD chez Aide et soins à domicile Suisse.

Le point sur l’étude sur la complexité
Au cours des dernières années, l’Aide et soins à domicile a
observé que la complexité des situations des clientes et des clients s’est accrue. Par ailleurs, Aide et soins à domicile Suisse soupçonne que cette complexité ne se reflète pas de manière adéquate dans le système de rémunération. C’est pourquoi Aide et soins à domicile Suisse a chargé l’Institut pour l’économie de la santé de Winterthour de la Haute école zurichoise des sciences appliquées (ZHAW) de réaliser une étude afin d’identifier les facteurs relatifs à la complexité qui conduisent à un recours élevé aux prestations. Il s’agit donc de déterminer quelles caractéristiques de la clientèle sont liées à un volume élevé de prestations. En effet, selon le personnel de l’ASD, cette forte ­intensité de prestations entraîne souvent des problèmes avec les assureurs. Afin de définir plus précisément quels facteurs de complexité devaient être examinés, les chercheurs ont d’abord élaboré un modèle relatif à la complexité en collaboration avec les professionnels de l’ASD. Celui-ci répartit les facteurs de complexité dans les catégories suivantes:
Facteurs de santé somatiques (p. ex. maladies multiples)
Facteurs de santé psychiques (p. ex. dépression / pensées suicidaires) Vie quotidienne et comportement des clients/clientes (p. ex. problèmes de comportement considérables) Facteurs sociaux et économiques (p. ex. barrières linguistiques) Instabilité (p. ex. imprévisibilité de l’état de santé) Facteurs aggravants dans l’environnement du cas: les proches (p. ex. situations ambivalentes/conflictuelles)
Facteurs aggravants dans l’environnement du cas: les fournisseurs de prestations (p. ex. nombreuses interfaces)
Les chercheurs examinent désormais dans quelle mesure les facteurs de complexité ou une combinaison de ceux-ci sont en corrélation avec l’intensité des prestations – avec la somme des prestations d’ASD tout comme de manière spécifique avec les prestations A, B et C, les contributions de l’OPAS ou le nombre d’interventions par mois. En outre, il s’agit de déterminer la proportion de cas à forte intensité de prestations parmi les 1160 clientes et clients examinés issus des huit organisations d’ASD participantes. La remise du rapport final de l’étude est prévue pour fin 2023.

Plus d’informations sur www.zhaw.ch/de/forschung/forschungsdatenbank/projektdetail/projektid/6263/ (en allemand et anglais). Le numéro 2/2024 du «Magazine ASD» consacrera un dossier au thème «L’ASD et la complexité».

Par exemple, HCD permet de démontrer que l’ASD soigne de plus en plus de personnes atteintes de troubles cognitifs ou de démence, fournit une part toujours plus importante de soins aigus et prend en charge des cas toujours plus complexes (voir encadré sur l’étude relative à la complexité). «Avec HCD, nous pouvons donc montrer pourquoi les prestations d’ASD deviennent de plus en plus complexes et donc de plus en plus chères – et que les coûts des prestations d’ASD augmentent par conséquent pour de bonnes raisons et que l’ASD travaille de manière tout à fait efficiente. Cela est primordial pour les négociations actuelles et futures avec les financeurs à tous les niveaux.»

• HCD montre la qualité de l’ASD: HCD n’aide pas seulement à identifier des thèmes nationaux pour la gestion de la qualité de l’ASD. Le pool de données peut aussi aider à démontrer la qualité des prestations d’ASD au niveau national. «Grâce à HCD, nous pouvons par exemple montrer que nos clientes et clients souffrent moins de douleurs ou chutent moins grâce à certaines prestations ou mesures. Nous pouvons donc prouver non seulement l’économicité, mais aussi l’adéquation et l’efficacité de nos prestations», explique Esther Bättig.
  
• Le HCD aide à remplir les exigences légales: «Certains cantons exigent déjà de leurs organisations d’ASD des données clients qui peuvent être générées à partir de HCD afin de contrôler la qualité», poursuit la responsable de HCD. A l’avenir, de telles exigences devraient devenir effectives au niveau national. ­Enfin, le Conseil fédéral veut qu’à l’avenir, toutes les organisations d’ASD rendent publics certains indicateurs de qualité (IQ). Selon Franziska Zúñiga, membre de la Commission fédérale de la qualité (CFQ), cela pourrait se faire sur la base de HCD. Le pool de données deviendrait alors tout aussi obligatoire que les instruments interRAI (voir «Magazine ASD» 2/2023). «Avec HCD, Aide et soins à domicile Suisse a créé une base prospective pour pouvoir répondre à de telles exigences – les organisations d’ASD n’ont plus qu’à l’utiliser», explique Esther Bättig.
  
• HCD permet un benchmark: «Les organisations d’ASD ont l’ambition d’être des organisations apprenantes – et grâce à HCD, elles peuvent se comparer aux organisations d’ASD de toute la Suisse. Ainsi, nous pouvons tous apprendre les uns des autres», dit Esther Bättig. Selon elle, il est important que les différences entre les organisations d’ASD soient soigneusement interprétées par des personnes ayant des connaissances approfondies sur les soins et les instruments interRAI.
  
• Le HCD permet de mener des études sur l’ASD: Selon Esther Bättig, les données de HCD ont pu être utilisées récemment – selon des dispositions strictes en matière de protection des données – pour des études sur la santé psychique de la clientèle de l’ASD, sur l’effet de l’accompagnement de l’ASD sur les hospitalisations psychiatriques ou sur la vulnérabilité de différentes personnes à la chaleur.

Pour obtenir des données encore meilleures et davantage représentatives, Esther Bättig souhaite plus d’utilisateurs de HCD. «Malheureusement, il manque encore une grande partie des organisations d’ASD de Suisse romande.» La création d’un profil HCD et le transfert des données n’entraînent aucun coût et pratiquement aucun effort (voir encadré p. 9). «Chaque organisation d’ASD participante profite non seulement de tous les avantages du HCD, mais prouve aussi sa solidarité avec l’ensemble de la branche en y intégrant ses données.»

Pour conclure, Esther Bättig plaide pour que les données sur l’ASD gagnent en importance, notamment en raison de la numérisation croissante et des exigences toujours plus élevées autour du thème des données (voir article sur la protection des données). «Je souhaite que les organisations d’ASD accordent plus d’importance à la collecte, à l’évaluation et à l’utilisation de données de haute qualité qu’elles ne le font souvent aujourd’hui», dit-elle. «Et que les responsables n’oublient pas l’importance des données nationales – après tout, ce que l’ASD peut réaliser avec des données nationales profite au final à leurs clientes et clients.»

Données nationales sur les coûts: la comptabilité analytique de Heyde et le benchmark de Polynomics

Dans le cadre d’un projet Innosuisse, un outil de comptabilité analytique et un outil de benchmarking ont été développés. Ils pourraient aider l’Aide et soinsà domicile (ASD) à disposer de données nationales uniformes sur les coûts.

Le Manuel Finances d’Aide et soins à domicile Suisse sert de base à la collecte uniforme de données sur les prestations et les coûts au niveau national (voir «Magazine ASD» 3/2020; www.instruments-aide-soins-domicile.ch). Environ 90% des organisations d’ASD avec mandat de prestations y sont déjà abonnées. «Pour notre travail de fond sur le plan national, il serait désormais très important que les comptabilités analytiques de l’ASD soient uniformisées», déclare Ruth Hagen, d’Aide et soins à domicile Suisse. «Après tout, des comptabilités analytiques uniformisées peuvent être comparées dans un benchmark. Cela nous permet par exemple de comparer les coûts d’une heure de prestations d’ASD dans toute la Suisse et d’expliquer les différences à l’aide de données structurelles comme le niveau des salaires ou la structure de la population. Cela nous permet aussi de savoir exactement où les coûts de l’ASD sont générés et d’intégrer cela dans les négociations nationales avec les financeurs.» Pour Ruth Hagen, il est donc clair que «l’ASD a besoin de comptabilités analytiques uniformes, fiables et comparables pour son travail politique au niveau national». Si le financement uniforme des prestations ambulatoires et stationnaires (EFAS) devait être introduit avec l’intégration des soins, la comptabilité analytique uniforme et un benchmark correspondant deviendraient même obligatoires pour l’ASD (voir article dans le «Magazine ASD» 3/2023). C’est pourquoi Aide et soins à domicile Suisse était partenaire du projet «Systèmes d’indicateurs et gestion des coûts des organisations d’ASD» d’Innosuisse. Le projet, qui a duré de février 2020 au printemps 2023, a donné naissance à deux instruments: la comptabilité analytique de Heyde et la plateforme de benchmarking ASD de Polynomics.

L’outil de comptabilité analytique de Heyde
La comptabilité analytique pour l’ASD de Heyde (Schweiz) AG a été testée par une cinquantaine d’organisations d’ASD lors de la phase pilote. La firme zurichoise établit depuis 2022 des comptabilités analytiques complètes pour les organisations d’ASD – actuellement pour 130 d’entre elles. Le lancement de l’outil de comptabilité analytique a connu d’énormes retards par rapport au calendrier annoncé. «La cause principale était que nous établissions déjà des comptabilités analytiques productives alors que le projet Innosuisse était encore en cours», explique Heyde. Les comptabilités analytiques devaient donc être établies sans que l’outil ait été entièrement développé et testé. «La deuxième raison tient aux différences dans la mise en œuvre du Manuel Finances et dans l’hétérogénéité notable de la collecte des données dans les systèmes primaires de l’ASD.» Cela a entraîné «un travail manuel d’harmonisation fastidieux qui a rallongé considérablement les délais d’exécution prévus».

En 2022, les clients avaient dû «faire preuve de beaucoup de patience avant de recevoir leur comptabilité analytique». Mais grâce à des mesures d’amélioration à tous les niveaux, les délais d’exécution ne cessent de diminuer. Heyde connaît aujourd’hui les délais souhaités et impératifs de tous les clients concernant la remise des comptabilités analytiques. En outre, la communication proactive de l’entreprise, critiquée par le passé par certaines organisations d’ASD, a été améliorée. «Déjà cette année, la plupart des comptabilités analytiques ont été livrées dans les temps. Seul un canton a connu des retards de deux à trois semaines – et nous nous sommes coordonnés directement avec le service de la santé, l’association cantonale d’ASD et les organisations d’ASD concernés», rapporte Heyde.
Mais revenons aux atouts de l’outil, basé sur des données brutes et produisant des comptabilités analytiques annuelles ou semestrielles. L’outil fonctionne sur la base du logiciel Qlik. Celui-ci peut fusionner automatiquement des données provenant de différents systèmes primaires tels que le logiciel de l’ASD et les systèmes de comptabilité financière et salariale. Cela élimine les opérations manuelles. Sur la base de toutes ces données, Heyde établit une comptabilité analytique complète avec un aperçu détaillé de thèmes tels que les finances, le personnel et la productivité. «Le traitement uniforme des données sur les coûts et des données de performance permet d’indiquer les coûts effectifs par centre de coûts. Pour l’organisation d’ASD, il en résulte une transparence des coûts inégalée et une véritable comparabilité – avec elle-même et avec d’autres organisations d’ASD», écrit Heyde.

Heyde propose deux packs de services différents aux organisations d’ASD: La «solution S» comprend la comptabilité analytique sous forme de fichier Excel. La «solution M» est complétée par un accès en ligne pour la comptabilité analytique numérique et le «cockpit». Selon Heyde, ce dernier contient par exemple une «partie libre-service étendue pour des évaluations individuelles jusqu’au niveau opérationnel». Le cockpit est disponible en français et en allemand (le multilinguisme de la comptabilité analytique est en cours d’élaboration). A titre d’exemple, une organisation d’ASD avec 45 équivalents temps plein (ETP) paie initialement 2500 francs pour la comptabilité ana­lytique de Heyde ainsi qu’une cotisation annuelle de 2700 francs (solution S) ou 3700 francs (solution M) – hors rabais pluriannuels ou pour les associations. Le prix comprend non seulement une comptabilité analytique pertinente, mais aussi des contrôles de données standardisés. «Cela soulage les organisations d’ASD et les aide à améliorer la qualité de leurs données», explique Heyde.

Heyde propose aussi à la clientèle de l’ASD des webinaires avec des conseils pratiques pour une comptabilité analytique encore meilleure. Début 2024, le cockpit mensuel de l’ASD sera en outre lancé. Et les premières organisations d’ASD sont en train de mettre en place des systèmes d’information de gestion (SIG) complets. «Avec notre outil, nous voulons, d’une part, soutenir les organisations d’ASD dans les domaines de la littératie des données et de la gestion basée sur les données», explique Heyde en guise de conclusion. «D’autre part, des comptabilités analytiques comparables devraient permettre un dialogue ouvert et transparent avec les régulateurs, conduisant à une rémunération adéquate de toutes les prestations fournies par l’ASD.»

→ https://spitex.heyde.ch

La plateforme de benchmarking de Polynomics
La plateforme de benchmarking de la firme Polynomics AG, à Olten (SO), a été officiellement lancée en avril 2023 et se base sur les comptabilités analytiques de Heyde. Actuellement, 48 organisations d’ASD sont affiliées à la plateforme [état au 26.09.2023]. «Le benchmarking permet d’établir des comparaisons pertinentes entre les organisations d’ASD sur la base de données harmonisées», écrit Polynomics. «Ces comparaisons se font d’abord en confrontant des chiffres clés. Des analyses approfondies recourent ensuite à des procédés statistiques pour déterminer l’influence des indicateurs clients, de structure, d’exploitation et de performance sur les coûts.» La comparaison avec des organisations similaires permet aux participants «de trouver des indications solides sur le potentiel d’amélioration interne de l’entreprise ou de mettre en évidence les causes incontrôlables des écarts de coûts». Les évaluations sont différenciées et les formats des résultats sont intuitifs et interactifs.

Plus précisément, les organisations d’ASD participantes reçoivent des évaluations standardisées deux fois par an. «Le 30 août 2023, nous avons envoyé pour la première fois de telles évaluations, soit une analyse des indicateurs pour l’année 2022. Chaque organisation a reçu deux rapports individualisés: un rapport succinct et un rapport HTML interactif complet», explique Polynomics. Pour les organisations des cantons comptant cinq participants ou plus, la comparaison avec les autres organisations du canton est également possible. Les évaluations statistiques suivront à l’automne 2023 – ainsi qu’une évaluation spécifique: «Chaque année, nous mettons l’accent sur un thème spécial comme la performance de la formation, la combinaison des compétences et des niveaux («skill and grade mix») ou la fluctuation des employés», explique l’entreprise. «Le thème spécial est défini par le groupe d’accompagnement, composé de représentantes et représentants des organisations d’ASD participantes ainsi que des associations cantonales d’ASD et d’Aide et soins à domicile Suisse.» En outre, les organisations d’ASD peuvent demander des analyses individuelles. Polynomics garantit la confidentialité des données. Mais que se passe-t-il si les associations cantonales d’ASD souhaitent accéder au benchmark? «Les contrats avec les organisations participantes stipulent que leurs associations reçoivent les évaluations anonymisées du benchmark. Les organisations peuvent en outre partager leurs évaluations individualisées avec leur association cantonale», explique Polynomics. Les prix pour l’utilisation de la plateforme se situent, hors rabais pluriannuel ou pour les associations, à des frais de mise en service de 200 ou 500 francs et à des frais annuels de 300 à 3000 francs. Le benchmark est aussi disponible pour les organisations italophones et francophones dans leur langue. «Les évaluations seront fournies en italien et en français dès qu’un intérêt se manifestera», note Polynomics. Dès 2024, les évaluations de Polynomics seront consultables dans une application web. «Les organisations reçoivent actuellement leur comptabilité analytique à différents moments entre février et juillet», écrit Polynomics. «Afin qu’elles reçoivent les évaluations le plus rapidement possible lors de la livraison de leur comptabilité analytique, nous mettrons en ligne la comparaison des chiffres clés à partir de 2024, dès que les données d’un nombre suffisant d’organisations seront disponibles – et nous la compléterons ensuite successivement avec les nouvelles organisations.»

→ https://www.polynomics.ch/fr/news/aide-et-soins-a-domicile-benchmarking-plattform235.html

L’uniformité fait encore défaut
Ruth Hagen rapporte que les organisations d’ASD qualifient de «très élevée» la qualité des outils de Heyde et Polynomics – ce que confirme Markus Gutknecht, directeur de l’organisation d’ASD d’Olten (voir article). Aide et soins à domicile Suisse, en collaboration avec Heyde et Polynomics, présentera les atouts de ces outils aux cantons en novembre 2023 dans le cadre d’une manifestation avec la Conférence des directrices et directeurs cantonaux de la santé (CDS). Au final, les outils représentent «un grand pas en direction de la traçabilité et de la comparabilité des données et sont fondamentaux pour les négociations tarifaires et pour le développement futur de modèles tarifaires dans le cadre d’EFAS soins compris», comme l’indique la faîtière dans son rapport annuel 2022. «Nous nous appuyons d’ores et déjà sur les données du benchmarking de Polynomics pour les négociations des tarifs AI/AA/AM», confirme Ruth Hagen.

La comparabilité des comptabilités analytiques est actuellement entravée par l’utilisation d’autres solutions dans le secteur de l’ASD, comme celles des fournisseurs de logiciels Nexus Schweiz AG ou root-service ag. Ces deux solutions se basent toutefois sur des données agrégées, et seules les données Heyde sont actuellement compatibles avec la plateforme de benchmarking de Polynomics. «Lors du deuxième semestre 2023, nous examinerons si les organisations disposant d’une comptabilité analytique d’un autre fournisseur peuvent aussi participer. A l’heure actuelle, il est difficile d’estimer dans quelle mesure cela sera possible», écrit Polynomics. Par exemple, Polynomics aurait aussi besoin pour ses évaluations de données détaillées sur la saisie des heures ainsi que d’informations sur les employés et la clientèle de chaque organisation d’ASD. «Outre la comparabilité des comptabilités analytiques, il est donc question de savoir si d’autres prestataires peuvent mettre ces données à notre disposition.»
«La comparabilité des données brutes et des données agrégées est limitée», confirme Ruth Hagen. «Comme seules les données brutes permettent de détailler la composition du coût exact d’une heure de prestations d’ASD, j’espère que d’autres fournisseurs miseront à l’avenir sur les données brutes. Ou que les organisations d’ASD optent pour Heyde et Polynomics. Une telle transition prend du temps, mais il est important que nous obtenions une meilleure couverture et donc une meilleure représentativité des données.» Chaque organisation a intérêt à ce que les comptabilités analytiques de l’ASD soient aussi homogènes et bonnes que possible, conclut Ruth Hagen. «Car si nous ne pouvons pas montrer exactement ce qui cause les coûts de l’ASD, nous ne pouvons pas bien négocier avec les financeurs. Et au final, le principe qui s’applique alors est que de mauvaises données conduisent à de mauvais tarifs.»